Os problemas de comunicação são uma das queixas mais comuns nas empresas. Problemas de relacionamento e dificuldades para implantar um novo processo ou estratégia recebem, com frequência, o mesmo diagnóstico: “falta comunicação!”.
Existem várias perguntas importantes que precisam ser feitas às empresas que sofrem dessa dor. Por exemplo, o que é comunicação para elas e quem elas acreditam ser o responsável pela comunicação dentro da organização. Antes, porém, há uma pergunta ainda mais relevante: a comunicação ruim é mesmo a causa do problema ou apenas mais um sintoma de que algo não está funcionando bem dentro da empresa?
Muitas vezes o que as empresas chamam de “problema de comunicação” é uma forma simplificada de expressar outras dificuldades ou disfunções. Uma comunicação ruim pode ser um indício de vários outros problemas na organização, tais como:
Os processos não estão bem estruturados:
Não há um fluxo definido e/ou conhecido de atividades e responsabilidades, o que faz com que a eficiência do trabalho dependa muito do discernimento, capacidade e interação entre os colaboradores. Quando as rotinas de trabalho não são claras e dominadas pelas pessoas, não há comunicação que dê conta – por mais boa vontade que exista!
A governança não é clara:
Falta definir responsabilidades, autonomias, interfaces e formas de acompanhamento. Sem conhecer o seu grau de autonomia e sem ter momentos adequados para compartilhar decisões e informações, as pessoas lotam a caixa de e-mail de seus gestores com mensagens desnecessárias ou, então, deixam de comunicar colegas que serão afetados por um processo.
As pessoas se sentem excluídas ou não valorizadas:
Quando a queixa vem dos níveis operacionais ou da média gestão, é possível que a frase “falta comunicação!” signifique algo como “eles não conversaram comigo, nem pediram minha opinião” ou “eu não fui envolvido porque não sou importante aqui”. E esses sentimentos podem ter inúmeras razões. Algumas são estruturais: as decisões na empresa são mesmo muito centralizadas; a média gestão tem atuação limitada e apenas replica as informações. Mas há também razões pessoais: os colaboradores podem estar insatisfeitos com outras questões (salário, relação com a chefia, etc.) e veem na comunicação ruim apenas mais um indício de que não são suficientemente valorizados pela organização.
As pessoas estão resistentes à mudança:
A comunicação é uma dimensão crucial em processos de gestão da mudança. E mesmo quando há um esforço enorme para comunicar a mudança, é comum que as empresas continuem ouvindo queixas de que “faltou comunicação”. Esse argumento, em muitos casos, apenas oculta o fato de que as pessoas não concordam com uma decisão e resistem a mudar. E as razões para isso são muitas: as pessoas podem estar assustadas, com medo de perder poder ou o emprego ou de não saber lidar com a nova situação. Comunicar é mais do que informar: além de dar informação, é preciso reconhecer as emoções e valores presentes em cada mudança e buscar estratégias adequadas para cada cenário.
Há problemas de relacionamento ou falta confiança:
A comunicação ruim pode ser um indicador de que há problemas de relacionamento mais graves entre membros da equipe ou com a liderança. As pessoas podem reter informações ou não interagir adequadamente com os colegas porque, na equipe, falta confiança e disposição para colaborar. Problemas no relacionamento entre a equipe e a liderança também reduzem a capacidade do gestor de influenciar seu time e obter adesão a novos processos e atividades.
Liderança não está preparada ou não valoriza a comunicação
A comunicação é uma habilidade indispensável à liderança e pode ser desenvolvida. Nem sempre, porém, o processo de nomeação de novos gestores é tão planejado como deveria. Nesses casos, a empresa e o novo gestor precisam encontrar caminhos para desenvolver o mais rapidamente possível essa habilidade.
Além de estar preparado para se comunicar com diferentes públicos e contextos, o líder precisa enxergar valor na comunicação. E isso não é tão simples assim: reconhecer valor na comunicação significa acreditar que, apesar do esforço e do tempo dispendido, comunicar-se sistematicamente com a equipe é ainda a forma mais eficiente e sustentável de atingir resultados. Não é apenas mais uma tarefa (chata ou árdua) da liderança. A crença na comunicação (ou a falta dela) é facilmente detectada pelas pessoas e afeta diretamente a capacidade do líder de influenciar e gerar confiança.
Direção não é clara, nem gera confiança:
Queixar-se da comunicação pode ser uma forma do colaborador expressar que não entende exatamente para onde a empresa ou setor está indo: quais são os objetivos e a visão de futuro e porque isso é relevante. Pode ser ainda um indício de que as pessoas não acreditam que atingir esse objetivo será possível ou não veem sentido na sua realização.
Existem muitos outros fatores que podem explicar problemas de comunicação na empresa. Para que os processos de desenvolvimento e mudança organizacional tenham mais sucesso, é necessário compreender como a cultura e os processos internos, a atuação da liderança e o modelo de negócios de cada empresa favorecem ou inibem uma comunicação ágil e transparente nos diversos níveis organizacionais.
